Digitalisierung und Archivierung mit System

Dokumentenmanagement mit Sicherheit

Dokumentendigitalisierung für individuelle Geschäftsprozesse

Eine große Herausforderung für Unternehmen ist es heute, ihre digitalen Prozesse mit der „Papierwelt“ übereinzubringen. Bei diesem Übertrag sind wir Ihnen gerne behilflich und nutzen hochmoderne Technologien, um die Digitalisierung automatisch in Ihre heutigen Prozesse zu integrieren.

Digitale Dokumentenarchivierung und -verarbeitung mit modernen Technologien

OCR steht für „Optical Character Recognition“, also optische Buchstabenerkennung und ist eine zuverlässige Technologie zur Dokumentendigitalisierung. Elektronisch erfassen wir so alle Arten von Dokumenten, die somit nicht nur archiviert, sondern auch automatisch weiterverarbeitet werden können – etwa in der Finanzbuchhaltung. Dabei generieren wir individuelle, geschäftsprozessbezogene Datensätze und können diese an alle gängigen ERP-Systeme übergeben. Die Verifizierung der Dokumente erfolgt im Abgleich mit aktuellen Stammdaten, die wir zur Validierung heranziehen. Ziel ist es, Ihre Dokumente buchungsfertig an Ihr System zu übergeben.

Elemente unseres optimierten Prozesses zur Dokumentendigitalisierung

  • Dokument geht durch Nutzung eines digitalen Rechnungseingangs ein oder wird per Hochleistungsscanner erfasst
  • Buchungsrelevante Daten werden mittels OCR ausgelesen
  • Verifizierung durch erfahrene Erfassungskräfte (> Kombination aus OCR und manueller Lösung)
  • Hohe Abgleichquote bei Artikelpositionen mit der Bestellung (aus ERP System)
  • Abgabe der Daten an alle gängigen ERP Systeme
  • Anlieferung an ein bestehendes Archivsystem

Optimierte Prozesse

Der klassische Prozess, in dem ein papierhafter Eingang in der Buchhaltung durch Fachpersonal kontrolliert, manuell erfasst und abgelegt wird, zeigt sich häufig als zeit- und kostenintensiv, fehleranfällig und intransparent.
Unser Businesspaket verschlankt die Prozesse erheblich, senkt Kosten, beschleunigt Zahlungsabwicklungen und ist hochtransparent. Diese Prozessoptimierung ist in unterschiedlichen Unternehmensbereichen möglich und als individuelle Lösung konfigurierbar. Wir nutzen stets aktuellste Hard- und Software und halten das System konform zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdu).

Papierarchiv

Natürlich lässt sich der papierhafte Eingang nicht auf Null reduzieren. Wir bieten daher auch die Verwaltung von Papier-Archiven für die jeweiligen Aufbewahrungsfristen an. Dabei beachten wir die termingerechte Überwachung und fachgerechte Abschleusung entsorgbarer Dokumente. Derzeit betreuen wir rund 800.000 Ordner im Archiv-Bestand.